A fiscalização tributária do trânsito de mercadorias de Mato Grosso está entre as mais eficientes do país, segundo pesquisa feita pelo Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat). O levantamento foi apresentado na última reunião ordinária do Encat, na semana passada, em Roraima.
A pesquisa leva em consideração o controle fiscal das operações (entradas e saídas de mercadorias) feito por meio da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) nas unidades de fiscalização (postos fiscais e aduanas) dos Estados no mês de janeiro deste ano. Em relação ao controle das entradas interestaduais de mercadorias nos postos fiscais e aduanas, Mato Grosso ocupa a segunda colocação em eficiência.
De 189.361 notas eletrônicas de entrada de mercadorias no Estado emitidas por contribuintes do ICMS (Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) de outras unidades federadas, a Secretaria de Fazenda de Mato Grosso (Sefaz) efetuou o registro de passagem de 118.730 delas nos postos fiscais e aduanas, o equivalente a 62,70% do total. Nesse aspecto, o Estado mais eficiente é o Rio Grande do Norte, com 72,99% de notas eletrônicas controladas no trânsito de mercadorias. A média nacional de eficiência é de 10,13%.
O secretário de Fazenda de Mato Grosso, Eder Moraes, observa que a eficiência da fiscalização tributária do trânsito de mercadorias do Estado deve-se ao investimento feito pela gestão Blairo Maggi nesta área. “O esforço empreendido na gestão do governador Blairo Maggi foi muito grande para revolucionar o controle de trânsito de mercadorias de Mato Grosso, no sentido de erradicar práticas fraudulentas. Houve investimento em informatização, modificação de leis, moralização e alteração de procedimentos. Hoje, a administração tributária de Mato Grosso é uma das mais modernas do país”, destaca Moraes.
Sobre as saídas interestaduais de mercadorias nos postos fiscais e aduanas, Mato Grosso ocupa o quarto lugar em eficiência. De 115.852 notas eletrônicas de saída de mercadorias emitidas por contribuintes do ICMS do Estado para outras unidades federadas, o Fisco de Mato Grosso efetuou o registro de 74.276 delas nos postos fiscais e aduanas, o equivalente a 64,11% do total. Nesse aspecto, o mais eficiente é Mato Grosso do Sul, com 80,98% de notas eletrônicas controladas no trânsito de mercadorias, seguido dos Estados de Rondônia e do Ceará, com 76,73% e 76,01%, respectivamente, de documentos eletrônicos controlados. A média nacional de eficiência é 5,50%.
CANCELAMENTOS
Também em sua última reunião, o Encat apresentou levantamento sobre o cancelamento das notas fiscais eletrônicas no mês de janeiro. Mato Grosso figura na sexta colocação em número de notas canceladas: 42.491, o equivalente a R$ 10,1 bilhões. O campeão é São Paulo, com 274.603 notas canceladas; seguido do Rio Grande do Sul (89.415), Minas Gerais (83.783), Paraná (61.386) e Santa Catarina (54.634).
No total, foram canceladas 852.621 notas eletrônicas nas 27 unidades da federação no primeiro mês do ano. Por conta disso, o Fisco de Mato Grosso reduziu o prazo para cancelamento da NF-e de até 168 horas para até duas horas após a autorização de uso do documento, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço. “A alteração do prazo tem como finalidade inibir os cancelamentos fraudulentos da NF-e”, justifica o secretário Eder Moraes.
No período de agosto de 2008 a janeiro de 2010, a Sefaz identificou que 391 notas eletrônicas foram emitidas em Mato Grosso para a retirada da mercadoria em outro Estado, mas, após a entrega da mercadoria, o contribuinte cancelou o documento com o objetivo de não pagar os impostos devidos, o que configura crime contra a ordem tributária.
CRUZAMENTO DE DADOS
Paralelamente, está sendo realizado cruzamento de dados sobre todas as operações de cancelamento realizadas, para averiguação da sua regularidade. Estão sendo consultadas as bases de dados de notas fiscais, o banco de dados de registro de passagem da Sefaz e da Secretaria da Receita Federal. Para combater novas fraudes dessa natureza, a Sefaz implementou também o monitoramento em tempo real das operações de passagem e cancelamento. Atualmente, há 14.326 empresas obrigadas a utilizar o documento eletrônico em Mato Grosso, sendo que 7.710 aderiram à sistemática.
Com investimento de R$ 15 milhões, a companhia utiliza computação em nuvem para promover “inclusão fiscal” e facilitar o cumprimento da obrigatoriedade de emissão de notas eletrônicas.
A NFe do Brasil, especialista em soluções com inteligência fiscal eletrônica, oferece serviços de emissão, gerenciamento e armazenamento seguro dos documentos fiscais valendo-se de recursos tecnológicos de “cloud computing”, ou computação em nuvem. Desde o início do projeto, em 2006, a companhia já investiu R$ 15 milhões no desenvolvimento de software, de hardware - HSM (Host Secure Module) - e em parcerias com diversos data center em todo o Brasil.
Nesse ano, a solução Cloud NF-e representará 30% da receita da NFe do Brasil. Já as vendas de HSM’s e licenças de software ficam com 70% da fatia. “Nosso objetivo é inverter esses números nos próximos dois anos, reforçando parcerias em pontos estratégicos do país, assim o cliente se beneficia do uso da infra-estrutura que melhor atender a sua demanda de qualidade e custo”, comenta Marco Antonio Zanini, diretor geral da NFe do Brasil. A solução oferecida pela companhia consiste no compartilhamento das ferramentas (software, assinatura digital, links de comunicação e impressoras) pela interligação dos sistemas via internet, ao invés de armazenar em servidores internos.
A computação em nuvem refere-se à oferta de software via internet, na forma de serviços, sem a necessidade de adquirir licenças de programas ou equipamentos caros como computadores com grande capacidade de processamento. Dessa forma, empresas de todos os tamanhos e orçamentos de tecnologia passam a ter acesso as mais modernas soluções fiscais para adequação à obrigatoriedade de emissão de notas fiscais eletrônicas até 2010, de acordo com o projeto Sped do Governo Federal. As pequenas e médias companhias, que possuem restrição orçamentária para investir em tecnologia, são as mais beneficiadas pela estratégia.
A NFe do Brasil oferece por meio de um ambiente web, protegido por login e senha, soluções no modelo serviço com pagamento mensal, de acordo com a quantidade de notas fiscais eletrônicas emitidas. Além de gerar e transmitir para a SEFAZ o documento fiscal, o cliente gerencia seus dados e tem os documentos armazenados em um data center por cinco anos, conforme orientação legal. O certificado digital, arquivo que valida a procedência do documento, também é armazenado pela NFe do Brasil em um hardware dedicado e com várias funcionalidades de segurança. Gerar, emitir, rastrear, confirmar e armazenar a emissão de uma nota fiscal eletrônica tornam-se processos mais rotineiros e transparente, já que os sistemas se integrarão na nuvem.
Para Marco Zanini, a computação em nuvem é revolucionária já que permite ao usuário escolher a melhor e mais adequada solução à sua necessidade. A idéia de SAAS (software as a service) agrega ainda a possibilidade de se pagar somente quando e quanto utilizar. “Com o cloud computing, o poder de processamento sai dos servidores internos para se concentrar em data centers externos. Milhões de pequenas e médias empresas se beneficiarão. Esperamos ajudar a promover uma verdadeira inclusão fiscal”, diz executivo.
Os usuários terão acesso a recursos de armazenamento online que reduzirão gastos de gerenciamento. De uma forma prática, as empresas passam a ter mais liberdade, deixando de se preocupar com o processo, curso e guarda do documento fiscal. O executivo explica que a proposta é popularizar a adoção e gestão das soluções fiscais e tecnológicas que devem ser adotadas. Outra vantagem desse modelo é que ele não exige que a companhia adquira equipamentos potentes para acessar as aplicações.
“Como a parte mais pesada do processamento fica na nuvem, o cliente só precisa de um browser e uma conexão à internet. O uso desse modelo é mais viável para as empresas porque não precisam dispor de nenhuma infra-estrutura física e de serviços de gerenciamento internos. Os usuários passarão a fazer mais, gastando menos. É a verdadeira democratização do uso dos recursos de TI”, complementa Zanini.
SÃO PAULO - A nota fiscal eletrônica (NF-e) já movimentou no mercado brasileiro cerca de R$ 13,4 trilhões, mais de quatro vezes o Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro, com tendência de continuar subindo em ritmo acelerado, na previsão de Marco Antonio Zanini, diretor geral da empresa NFe do Brasil. Ele afirma que um grande número de pequenas empresas está com dificuldades de se adaptar à nota fiscal eletrônica, mas acredita que essas companhias têm opção no “cloud computing” (computação na nuvem, em uma tradução livre, tecnologia que disponibiliza softwares acessados via internet).
Grandes investimentos, no entanto, podem acabar onerando as pequenas empresas. Para José Maria Chapina Alcazar, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP), a NF-e pode aumentar os gastos principalmente das pequenas empresas. “Para as pequenas é um investimento sem retorno”, afirma Chapina.
A dificuldade dos micro, pequenos e médios empresários, bem como a comodidade e segurança para as grandes empresas é oportunidade de mercado observado pela Central de Custódia de Documentos Eletrônicos (CCDE). Motivada pela demanda de grandes empresas dos setores que já sofrem a obrigatoriedade da emissão da NF-e, a CCDE surge no mercado como uma empresa visionária de um cenário que deve sofrer com os “custos ocultos da NF-e”, segundo Flávio Richieri, diretor-geral da CCDE.
“Algumas empresas precisaram ampliar em mais de 10% sua área fiscal apenas para corrigir erros e validar notas com gerentes de banco”, afirma Richieri. Esta atividade, observada por enquanto entre grandes empresas, poderia ser fatal para micro e pequenas empresas, por exemplo.
A empresa, que presta serviços de armazenagem e distribuição de documentos eletrônicos, realiza atualmente a última fase de seu projeto pré-operacional atendendo a um grande cliente que demanda a gestão de mais de 1 milhão de notas fiscais mensais. Para Richieri, esta é a prova final de que a empresa conseguirá lidar com grandes volumes e chegar à meta estabelecida de faturar R$ 50 milhões até 2012.
“Para a pequena e média empresa, o mais importante é a oferta de guarda e disponibilidade dos documentos”, explica Richieri, que chama atenção para o fato de que o grande problema da NF-e nas empresas está no retrabalho que ela gera, uma vez que é encaminhada via e-mail para os clientes. A gestão destes documentos internamente e o reenvio destas notas tem sido a grande armadilha deste recurso que pretende otimizar os processos fiscais no País.
“Normalmente quem emite muito tem muitos destinatários”, explica Richieri. O executivo aponta que já existem economias identificadas a partir do serviço de custódia das notas fiscais. “Evitar contratações adicionais para atender as partes interessadas” é uma delas, segundo Richieri.
Conforme Marco Zanini, da NFe do Brasil, a solução Cloud NF-e representará 30% da receita da empresa este ano, e o plano é chegar a 70% do faturamento em dois anos. “A computação em nuvem é revolucionária porque permite ao usuário escolher a melhor e mais adequada solução à sua necessidade”, comentou ele.
TI
No setor de Tecnologia da Informação (TI), empresas também alimentam expectativas com a NF-e. Alexandre Trevisan, presidente da Trevisan Tecnologia, empresa de softwares de gestão empresarial, afirma que 80% de sua base de clientes já aderiram à NF-e e que espera um incremento de receita de 15% este ano. “O principal ganho foi na fidelização de clientes”, afirma. O módulo para gestão da nota fiscal foi incorporado aos produtos de sua base de clientes, o que teve prioridade sobre a conquista de novos clientes com o produto.
O executivo que atende empresas como a operadora TIM e a Braspress, afirma que a abrangência do módulo de NF-e tem crescido mais entre as pequenas e médias empresas.
Uma iniciativa voltada para micro e pequenas empresas faz da Intelecta, empresa que fornece software de gestão deve crescer cerca de 35% este ano, também em função da ampla implantação da NF-e. “Os escritórios de contabilidade são generalistas e ficam aquém da demanda das empresas”, diz Francisco Fernandes, diretor de Relacionamento e Novos Negócios da empresa. A Intelecta fatura mais de R$ 8 milhões e há 15 anos tem histórico calcado na relação com micro e pequenas empresas.
A implantação da Nota Fiscal eletrônica no País deve se estender a mais de 2 milhões de empresas. Destas, 1,88 milhão tem menos de 100 funcionários. Tomando o último mês de dezembro, cerca de 2,5 milhões de documentos, em média, são emitidos diariamente - mais de 32% desse volume no estado de São Paulo.
Com meta de faturar R$ 50 milhões em seu segundo ano de existência, em 2012, a Central de Custódia de Documentos eletrônicos (CCDE) entra no mercado de nota fiscal eletrônica (NF-e), responsável por R$ 13,4 trilhões do meio do ano passado para cá. A empresa prevê garantir disponibilidade a esses documentos, hoje enviados por e-mail, e segue o mercado de tecnologia da informação, que também comemora avanços na implantação da NF-e, em que algumas empresas devem crescer 35% no ano.
Por outro lado, grandes investimentos para a adaptação ao novo sistema de notas podem onerar as pequenas empresas, segundo José Maria Chapina, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP).
Para Flávio Richieri, diretor-geral da CCDE, algumas empresas já precisaram ampliar mais de 10% a área fiscal, “apenas para validar notas com gerentes de banco.” Essas mudanças, observadas pelo executivo em em grandes redes, podem ser fatais a micro e pequenos.
Levantamento da ACSP revela que boa parte dos empresários desconhece tecnologia que permite comprovar identidade em transações online.
Três em cada quatro empresas da cidade de São Paulo não possuem certificação digital. É o que revela pesquisa realizada pela Associação Comercial de São Paulo, cujos resultados foram divulgados nesta segunda-feira (8/3). O levantamento ouviu 500 empresas em janeiro de 2010.
No geral, 75% das empresas consultadas pela pesquisa disseram não ter a certificação digital. Com essa tecnologia, as empresas podem comprovar sua identidade em transações online, o que aumenta a segurança em operações como trocas eletrônicas de documentos.
A sondagem revela que o porcentual dos que não tem a certificação é maior no comércio varejista (84%) e menor entre instituições financeiras (55%). Entre as microempresas ouvidas pela pesquisa, apenas 20% usam a tecnologia. Esse porcentual aumenta para 34% no segmento de pequenas empresas.
As empresas que não têm certificação digital afirmam que não necessitam da tecnologia (53%) ou que não a conhecem (29%). Apenas 2% argumentam que o preço de sua aquisição é muito alto.
O setor que mais manifestou não conhecer a certificação digital foi a indústria (37%), seguida do comércio varejista (35%).
A Nota Fiscal Eletrônica é uma tecnologia que veio realmente para ficar. Ela tem muitas vantagens em relação a nota fiscal tradicional e vai ser - mais cedo ou mais tarde - obrigatória para todas empresas.
Para quem já usa, não é necessário muita explicação, mas para quem não usa, vou dar um resumo rápido da tecnologia. Em resumo, na NFe, acabou o papel. A empresa usa um software (que pode ser o fornecido pela receita ou escrito por um dos vários fornecedores de sistemas) para criar, editar e emitir a NFe. Essa nota (a informação) é enviada via Internet para a Receita que valida a NFe, e após a validação o produto ou serviço pode ser entregue, despachado e faturado.
O resultado da emissão da NFe é um documento chamado DANFE (Documento Acessório de Nota Fiscal Eletrônica) que é um resumo da NFe para acompanhar o equipamento durante o seu transporte. Vale salientar que a DANFE não é a NFe, pois não existe mais nota fiscal impressa. A NF passa a ser uma informação virtual, sendo a DANFE apenas um resumo em papel, sem muito valor legal (o que vale mesmo é a NFe registrada na Receita).
Esse procedimento minimiza a sonegação, facilita os processos e simplifica o gerenciamento de documentos (realmente acabou o papel da nota fiscal, logicamente as gráficas não estão gostando muito).
O governo vem obrigando cada vez mais e mais categorias de empresas a adotarem a NFe, e - devido às vantagens - muitas estão adotando a NFe espontaneamente, mesmo antes da sua obrigatoriedade. Por outro lado, os governos estaduais tem apertado muito o cerco (com advertências e multas) contra as empresas que já são obrigadas a usar NFe e não estão fazendo.
Isso tudo dito, vem a pergunta: qual a oportunidade de negócios para esse mercado? Existe a resposta clássica: fornecer o software de emissão de NFe, consultoria na emissão da NFe ou fornecer o certificado digital (que é obrigatório para quem emite NFe). No entanto não é nenhuma dessas oportunidades que pretendo falar, mas sim de uma outra oportunidade, pouco explorada: garantir a disponibilidade da conexão com a Internet da empresa que precisa emitir a NFe.
Vou explicar melhor: para emitir a NFe, é necessário um link de Internet, através do qual a informação é transmitida para a Receita em tempo real. O sistemas de NFe até permite uma emissão provisória em caso de falha de link, mas está sujeita a problemas e, em se tratando de fisco, ninguém gosta de arriscar.
Sendo assim uma preocupação das empresas que usam o NFe é garantir que a conectividade com a Internet seja estável e confiável. Por outro lado as conexões de banda larga (qualquer que seja a operadora) são sempre sujeitas a instabilidades e quedas. Nessa situação é que surge a oportunidade de negócio.
Existem dois tipos de equipamentos que podem ser utilizados para garantir a conectividade Internet: os balanceadores de enlace (ou balanceadores de link) e os roteadores 3G.
Em ambos os casos a ideia é sempre ter um caminho alternativo, de maneira de que se um enlace de banda larga der problema, outro possa cobrir a função.
No caso do roteador 3G, a ideia é fazer o backup para a rede celular. Um roteador 3G funciona como um roteador tradicional (muitos inclusive também geram uma rede WiFi), apenas que no roteador 3G se faz uso de um chip ou modem 3G e, se a banda larga principal cair, ele automaticamente conecta via 3G. A performance (normalmente) fica um pouco menor do que a banda larga tradicional, mas a conectividade continua. Assim um roteador 3G trabalhando como backup pode operar com um link ADSL, Cable Modem, link dedicado, etc., sempre usando o 3G como backup desse link principal.
Já com o balanceador de enlaces, temos um equipamento que converte dois enlaces diferentes em uma conexão única. De preferência, duas conexões de operadoras diferentes (por exemplo um ADSL e um cable modem) de forma que se uma apresentar problema, a outra continue dando acesso à Internet. Esses balanceadores tipicamente possuem 2 portas Ethernet WAN (uma para cada banda larga) e o trabalho é todo feito automaticamente: quando as duas conexões estão disponíveis, ele “junta” as duas, dando mais banda à rede; mas se uma conexão cair ele direciona todo o tráfego para a conexão restante.
Os balanceadores também são inteligentes, de forma a garantir que sessões saiam sempre pelo menos link (por exemplo, para evitar problemas em uma conexão com home bank).
Dessa forma, o roteador 3G e o balanceador de enlaces fazem, cada um a sua maneira, a alta confiabilidade no acesso Internet. Eles monitoram os links e automaticamente conduzem o tráfego de um lado para o outro, sem a necessidade de intervenção dos usuários ou do administrador da rede.
Se você é uma revenda ou integrador, eu te pergunto: você tem clientes que emitem NFe? Acredito que a resposta deva ser sim. Então está ai uma ótima oportunidade de negócios no fornecimento de equipamentos que são simples de instalar, mas pouco conhecidos pelos clientes.
No planejamento que realizam no início de cada ano, para mapear procedimentos e definir ações, a gestão tributária não pode ficar de fora da agenda das empresas. Isso porque será um assunto de extrema relevância para os negócios. Este ano, o governo pretende estender a obrigatoriedade de emissão da NF-e para empresas de diversos portes e segmentos de mercado. A começar pelo setor industrial e pelos atacadistas, que devem aderir à exigência a partir de 1º de abril.
Até o final de 2010, as companhias com operações interestaduais e que fazem vendas públicas também deverão aderir à NF-e. No projeto de escrituração fiscal (EFD) e contábil (ECD), que são outros dois pilares do SPED, a obrigatoriedade é para as empresas enquadradas no regime de tributação baseado no lucro real. A meta do governo é que nos próximos anos todas as empresas de pequeno, médio ou grande porte tenham sua documentação fiscal e contábil, hoje em papel, no modelo eletrônico.
Este movimento de informatização do processo de envio de dados ao Fisco é irrreversível, o uso de documentos fiscais eletrônicos é um caminho sem volta no qual as companhias precisam adequar-se com os propósitos de modernização, rapidez de informação, conformidade com as regras do governo e facilidade de regulamentação para competitividade entre as organizações. Trata-se de um processo do qual as empresas colherão benefícios. No caso da emissão da NF-e pode-se citar a transparência nas transações comerciais, a agilidade nos processos junto ao Fisco, a redução da concorrência desleal e a redução de custos logísticos.
Além disso, a padronização das informações proporcionará às empresas ganhos na recepção física e fiscal de mercadorias; validação e aprovação de todo o ciclo de compras até a recepção de produtos. Outra vantagem é a carga de dados diretamente nos sistemas de gestão, com controle de conteúdo e validação das informações.
2010 será, portanto, um ano de maturidade para o mercado e para os próprios fornecedores de soluções fiscais eletrônicas. As empresas que buscam as melhores ferramentas de NF-e e SPED devem estar atentas. Buscar fornecedores com soluções de fácil implementação, preparadas para as atualizações de inteligência fiscal eletrônica, bem estabelecidas e com garantias de sustentabilidade financeira a longo prazo são algumas das dicas.
O mercado e a própria Receita Federal estão surpresos com a rápida adesão das empresas ao Sistema Público de Escrituração Digital, o famigerado SPED. A notícia é boa. Porém, é melhor para o Fisco do que para os empresários. Até aqui, o SPED significou grandes investimentos em TI, reformulação de processos e perda de foco em projetos estratégicos. Tudo isso em um ano que foi, para muitos, de crise. Além disso, para algumas empresas, ainda há muito trabalho pela frente. Não é à toa que no ambiente de negócios o SPED ainda seja visto como um mal necessário imposto pela Receita Federal.
O lado positivo da história vem agora, nessa nova fase, pós-implementação. O investimento realizado no SPED pode, sim, ser transformado em ganhos para o negócio. E isso significa de fato aumento de receita, não apenas a tão falada transparência. O ganho é maior e mais relevante que isso.
Primeiro, vejamos as mudanças positivas e “habilitadoras” de ganhos para a empresa que o SPED trouxe. Do lado do negócio, ele obrigou que as empresas, de uma vez por todas, entendessem o valor da informação consistente, ou pelo menos o tamanho do esforço que a falta dela gera. Essa percepção abre portas para uma exploração melhor do valor escondido no ativo de informações da empresa.
Do lado de TI, os problemas históricos de legados “duros” e fechados ficaram menores, porque a norma também forçou as empresas a abrirem seus processos e sistemas para a atualização frequente de informações e para a integração com fontes externas de dados, como a própria Receita, o Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) e a Suframa (Superintendência da Zona Franca de Manaus), entre outros.
E para não substituir os cadastros de clientes pelas informações das fontes externas (se sua empresa fez isso, prepare-se: você ainda vai voltar a falar dos impactos do SPED) foi preciso permitir a convivência, de forma integrada, entre o cadastro de clientes que a empresa já tinha e o cadastro para atender ao SPED.
Essas mudanças - uma cultura empresarial de exploração do valor das informações, processos de TI mais abertos e sobretudo a capacidade de gerenciar visões diferentes, porém integradas, do cliente - encurtaram muito o caminho para que a empresa chegue, enfim, a algo que todos querem ter, muitos dizem que já têm, mas poucos de fato possuem: a tal visão única do cliente. Também conhecida por “Visão 360 graus” - ou qualquer outro termo que descreva a capacidade de enxergar o cliente como um todo - e, ao mesmo tempo, com perfis diferentes em cada processo da cadeia de valor.
As aplicações para o negócio são inúmeras: maior riqueza de informações para o CRM que gera maior satisfação, menor taxa de evasão e novas oportunidades de venda; melhor integração entre as ações e ofertas, gerando maior relevância e blindagem dos clientes; visão do cliente em múltiplos níveis - família, domicílio, indivíduo, profissional -, que amplia o potencial de valor gerado por cada consumidor. Então, se até agora você não entendia o SPED como uma fonte de receita adicional para sua empresa, pelo menos na perspectiva da gestão de informações, saiba que ele tem tudo a ver!
E o que é preciso para fazer essa “mágica” acontecer? 1) Implantar um ambiente de gestão corporativa de informações, com ênfase absoluta na qualidade de dados; 2) criar ou alocar em uma área da empresa o gerenciamento do ativo de informações e, antes de tudo, 3) gerar cultura na empresa e priorizar o assunto na agenda de TI … ops, espere aí, o SPED já cuidou deste último!
* Dalvani Rufino Weber de Lima é especialista em Governança de Qualidade de Dados e diretor da GoDigital, empresa de soluções em qualidade de dados, que atua no mercado de TI há nove anos desenvolvendo projetos para companhias dos setores de telecomunicações, finanças, varejo, mídia e governo.
A Secretaria da Fazenda vai lançar no dia 15 deste mês a Nota Fiscal Eletrônica Avulsa para os produtores de grãos (arroz, soja, sorgo, milho e feijão). O documento fiscal será exigido na comercialização interna e externa dos produtos e deverá ser obtido nas Agenfas e Delegacias Regionais de Fiscalização, por aproximadamente 800 produtores rurais credenciados.
Pelos cálculos da Gerência de Informações Econômico-Fiscais, serão emitidas aproximadamente 5 mil notas eletrônicas avulsas por mês pelos contribuintes goianos. A nota já foi apresentada à Federação da Agricultura de Goiás. Até o fim do ano será possível, pelos cálculos da Secretaria, a emissão do documento pela internet, no computador pessoal do produtor ou de seu contador.
Em Goiás, outros 6.724 contribuintes da indústria serão obrigados a emitir a nota eletrônica em 1º de abril por exigência do Conselho Nacional de Política Fazendária - Confaz. A exigência vai atingir mais de 200 segmentos da economia e será adotada em todo o País. Na lista estão empresas de abate de aves e pequenos animais, frigoríficos, fabricantes de óleos vegetais, sorvetes, laticínios, massas alimentícias, produtos farmoquímicos, medicamentos para uso veterinário, equipamentos de informática e aparelhos telefônicos, entre outros. A relação completa está no site da Secretaria www.sefaz.go.gov.br, no portal NF-e “Consulta Obrigatoriedade dos Contribuintes Goianos” e poderá ser acessada com o uso apenas da inscrição estadual da empresa.
Após o boom de implantações de projetos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que se deu com a obrigatoriedade, a partir de 2008, as empresas começaram a se dar conta da importância de gerir efetivamente estes documentos.
Na realidade, uma série de novas demandas tem surgido neste mercado, porém, me parece que o primeiro aspecto a ser observado, diz respeito à ampliação da segurança na distribuição e no recebimento dos documentos fiscais eletrônicos - dois importantes momentos do ciclo de vida destes documentos, que deveriam merecer maior preocupação e investimentos.
Entre os grandes riscos que as empresas correm, ao distribuir as Notas Fiscais Eletrônicas via e-mail (um mecanismo que tem sido usado pela vasta maioria das empresas emissoras de NF-e), está a impossibilidade de o emissor saber se o documento chegou corretamente às mãos do destinatário.
Para aqueles que eventualmente ainda não vislumbraram o impacto desta impossibilidade, vale lembrar que a ampliação da fiscalização, a partir de 2010, deverá gerar uma enxurrada de pedidos de “re-envio” de documentos, seja por falhas ocorridas no envio dos e-mails e/ou perda do arquivo recebido pelo destinatário. Isso certamente irá acarretar dificuldades e custos operacionais junto aos emissores, sobretudo no caso daqueles com grande volume de emissão.
Um ponto relevante é que empresas de diversos setores e tamanhos têm relatado que o não recebimento da NF-e, imediatamente após a sua autorização pelo destinatário, já acarreta atrasos indesejáveis na recepção física dos produtos, promove a identificação tardia de erros e, em muitos casos, até amplia do ciclo financeiro do emissor, em virtude da demora nos pagamentos.
Outro grave problema no envio por e-mail são os riscos que o tráfego não seguro oferece tanto para emissores, quanto para os destinatários, afinal, expor volumes, valores e dados fiscais em um meio de comunicação sem criptografia, se constitui num sério risco para a segurança das informações.
Além disso, a necessidade de receber as Notas Fiscais Eletrônicas por e-mail força os destinatários dos documentos a liberar o recebimento de e-mails com arquivos XML anexados, gerando uma maior exposição a vírus e malwares. Cabe lembrar que as estimativas das empresas especializadas apontam que, este ano, mais de 30 milhões de novos vírus serão criados, sendo a maior parte com o intuito de roubar informações confidenciais de empresas e pessoas.
Mais um risco que gostaria de abordar é que o processo de anexar e salvar os arquivos XMLs dificulta a recepção automática das NF-es, criando maior consumo de recursos de TI e dificultando a gestão dos arquivos recebidos e enviados.
Assim, ao receber uma NF-e como anexo de um e-mail, o destinatário do documento é obrigado sempre a verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital e a concessão da autorização de uso da NF-e junto à SEFAZ. Esse processo é na maioria das vezes feito de forma manual, acarretando numa grande complexidade operacional para as áreas envolvidas.
Enfim, a insistência no uso do e-mail para enviar e receber documentos eletrônicos cria ineficiências e amplia desnecessariamente a possibilidade de fraudes, como a falsa criação de recebíveis e a simulação de operações interestaduais.
Investir no uso de um ambiente seguro, capaz de disponibilizar de forma controlada os documentos fiscais eletrônicos para todas as partes interessadas e fazer de forma automática as validações necessárias significa poupar emissores e receptores de custos e riscos importantes.
Até o final de 2010, a nota fiscal eletrônica (NFe) será obrigatória para todas as empresas contribuintes do ICMS que desenvolvem atividade industrial, se dedicam ao comércio atacadista ou à distribuição, praticam saída de mercadorias com destino a outro estado do País (operações interestaduais) ou fornecem produtos à administração pública.
A obrigatoriedade independe do porte e do faturamento da empresa.
A informatização dos processos de envio de dados ao Fisco é uma tendência irreversível. Mesmo as empresas que ainda não são obrigadas a adotá-la, cedo ou tarde serão obrigadas a fazê-lo.
Acontece que a adequação à nova realidade exige uma série de adaptações por parte das organizações.
Para efetuar essas adequações, a melhor saída é recorrer a fornecedores especializados, que sejam capazes de proporcionar soluções de fácil implementação e devidamente alinhadas às atualizações de inteligência fiscal eletrônica.
Acima de tudo, é fundamental que esses fornecedores sejam bem conceituados, uma vez que erros podem resultar em multas e problemas futuros.
O processo de implantação de NFe é composto basicamente de cinco fases. No primeiro, ocorre a definição da solução NFe. Empresas que emitem um volume pequeno de notas fiscais podem utilizar um software emissor gratuito, que está disponível nas secretarias de fazenda estaduais.
Basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido.
Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NFe.
A implantação da NFe requer o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação.
Também exige o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NFe devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Para que tudo dê certo, o emissor de NFe deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento.
O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da SEFAZ no estado de origem.
Vale lembrar que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deverá solicitar à respectiva SEFAZ o credenciamento para emissão de NFe em ambiente de teste. Todos as pessoas jurídicas (CNPJs) emissoras de NFe devem ser credenciados na SEFAZ de origem.
A despeito das chateações inerentes a qualquer tipo de mudança, a NFe proporciona benefícios para todos os envolvidos.
No caso da empresa emissora, as vantagens se referem principalmente à redução de custos. Os gastos com aquisição de papel, impressão, armazenagem e recuperação de documentos fiscais deixam de existir. E mais: a NFe torna desnecessária a autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira e ajuda a padronizar o processo de emissão de nota fiscal em todos os estados.
Para a empresa receptora, a Nota Fiscal eletrônica dispensa a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, reduz os erros de escrituração (derivados justamente dos erros de digitação de notas fiscais), diminui o tempo gasto com armazenagem e recuperação de notas fiscais recebidas e possibilita planejar melhor a logística de recepção de materiais (a NFe é enviada pelo fornecedor no momento da emissão).
Além disso, com a NFe, os responsáveis pela escrituração fiscal e contábil das empresas correm menos risco de cometer erros, e passam a fazer seu trabalho com mais agilidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
A informatização progressiva no campo tributário é boa para toda a sociedade. Sua existência contribui para a redução da sonegação de impostos (e consequente aumento da arrecadação), constitui incentivo ao comércio eletrônico e ao aprimoramento do relacionamento eletrônico entre empresas e abre um novo horizonte de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NFe.
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