A evolução das notas fiscais eletrônicas

O fenômeno das notas fiscais eletrônicas, também conhecidas como NF-e veio para modificar a rotina de muitas pessoas e estão cada vez mais presentes no cotidiano dos cidadãos. Para entender um pouco mais sobre o assunto entrevistamos Ronaldo Eschiezaro, que é diretor comercial da Globalweb Data Service Corp, empresa de grande porte que atua na área de tecnologia e foi pioneira na implantação de notas fiscais eletrônicas em empresas brasileiras a qual também é especializada em inteligência fiscal eletrônica. Nas próximas linhas conversaremos sobre a evolução das notas fiscais eletrônicas e como isso revolucionou o dia a dia das empresas.

 

  1. O que é SPED e quais documentos fiscais estão relacionados a entrega desta obrigatoriedade?

Ronaldo Eschiezaro – O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma solução tecnológica para oficializar os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil de empresas dentro de um formato digital específico e padrão. Ele unifica as atividades ligadas à Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital, Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico, E-Lalur e Central de Balanços.

Para que as empresas se padronizam para o SPED é necessário que se identifique os dispositivos legais tanto na esfera comercial como na esfera fiscal para dar suporte jurídico às escriturações fiscal e contábil digitais bem como à Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. As entregas dos documentos fiscais e declarações são feitas pela internet e o contribuinte é o responsável legal pela guarda dos arquivos digitais que conterão as escriturações.

  1. Atualmente muito se tem ouvido falar em certificação digital, principalmente nas empresas e em determinadas profissões, como de contadores e advogados. Explique um pouco sobre o que é a certificação digital e qual a importância dela para a NF-e.

Ronaldo Eschiezaro – É um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, de maneira que pessoas (físicas e jurídicas) se identifiquem e assinem digitalmente, de qualquer lugar do mundo, com mais segurança e agilidade.

Sua tecnologia foi desenvolvida especificamente para oferecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. É como se fosse uma carteira de identidade eletrônica que garante a identidade das partes envolvidas. Por isso, ela é muito importante para a emissão de NF-e, pois ela valida a credibilidade da nota recebida ou emitida.

  1. Como percebemos, a NF-e está inserida no projeto SPED e ela mudou a rotina de muitas pessoas, mas afinal, qual o principal objetivo da Nota Fiscal Eletrônica?

Ronaldo Eschiezaro – O maior objetivo é implantar um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para a substituição de emissão do documento fiscal em papel, reduzindo custos, simplificando as obrigações dos contribuintes e permitindo, simultaneamente, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

  1. Em suas respostas percebe-se que o termo “fiscal” foi muito presente, e ele está intrinsecamente relacionado com tributos. Nos explique um pouco sobre a relação de tributo com a NF-e?

Ronaldo Eschiezaro – O documento fiscal registra e torna formal o fato gerador, que é o acontecimento no mundo dos fatos (a ação) que dá origem a uma obrigação tributária. De forma simples e genérica, a nota fiscal acaba por formalizar essa operação, trazendo em seu corpo informações que irão comunicar a incidência, ou não, dos mais variados tributos naquelas operações, como por exemplo o Imposto sobre a Renda da Pessoa jurídica (IRPJ), Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto de Importação (II), Imposto de Exportação (IE), Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguros (IOF), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), Imposto sobre serviço de qualquer natureza (ISSQN), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Programa de Integração Social (PIS).

Esses são os tributos mais usuais nas NF-e, mas nada impede que outras taxas, contribuições e impostos venham a ser somados a essa carga tributária.

  1. Quais os setores da sociedade que foram impactados e quais os ganhos que têm com a NF-e?

Ronaldo Eschiezaro – O surgimento da NF-e otimizou não apenas sua emissão, mas também facilitou o armazenamento digital e os meios de fiscalização do governo.

Os empreendedores que estão à frente de negócios de micro e pequeno porte, sobretudo aqueles que optaram pelo regime de tributação do Simples Nacional, podem ser bastante beneficiados com a emissão de NF-e em sua empresa. Com esse tipo de nota, é possível documentar de maneira autenticada as operações de circulação de mercadoria ou de prestação de serviços, com muito mais segurança e praticidade.

  1. As tecnologias estão sempre se modernizando e melhorando suas soluções. Com a NF-e também tem ocorrido isso? Quais as principais evoluções ocorridas no campo da nota fiscal eletrônica e quais os principais motivos que impulsionaram essas mudanças?

Ronaldo Eschiezaro – Sim, a NF-e é sempre aperfeiçoada através, inclusive, de modificações em seu layout. Exemplo disso temos a Nota Fiscal Eletrônica 3.10, que entrou em vigor em 2015, substituindo as versões anteriores. Na prática, as principais mudanças não afetaram o uso do sistema. Foram inseridos novos campos e novos controles visando aprimorar a qualidade das informações prestadas pela empresa e transmitidas a SEFAZ.

Ainda este ano será lançada a nova versão: 4.0. As principais mudanças da versão 3.1 para a 4.0 serão algumas alterações em informações inseridas, categorias e o layout utilizado. Outra mudança importante é a atualização do protocolo de segurança dos dados e das emissões de NF-e.

Os principais motivos para estas mudanças são as constantes revisões, tanto para correções quanto para melhorias. Quando várias alterações se acumulam ao decorrer do tempo, como alterações em campos e categorias de informações, surge a necessidade de uma nova versão, de uma consolidação geral de alterações.

  1. Nesse contexto, quais as perspectivas que já se pode esperar relacionadas à NF-e?

Ronaldo Eschiezaro – A principal perspectiva é evolução sempre. Como é um processo digital e automatizado, assim como outros produtos tecnológicos, a NF-e está em constante evolução.

  1. Percebe-se que a NF-e trouxe e ainda traz consigo muitas mudanças no ambiente empresarial. Explique como foi ou é o período de implantação da NF-e e quais cuidados as empresas devem ter nesse momento?

Ronaldo Eschiezaro – A implantação está intimamente relacionada à forma que a empresa gera e gerencia seus dados. Sem um software específico de gestão (feito manualmente), o processo de gerenciamento dos documentos pode ser complicado e longo, chegando a durar 32 dias. Por exemplo, a empresa necessita, por uma questão de maior controle, ao receber a DANFE, realizar a conferência do XML com fornecedor, consultar as notas fiscais recebidas no SEFAZ (se não existir a nota é falsa), verificar todas as informações presentes no documento XML e DANFE (se não confere devolve-se a mercadoria), tudo isso tendo em vista variados prazos como, por exemplo, para cancelamento de documentos e envio do SPED (geração e conferência do arquivo).

Dessa forma, caso todos esses processos exemplificados sejam realizados manualmente se ultrapassa o deadline de 30 dias para gerar o SPED, já que, todos esses processos, dependendo da quantidade de funcionários e informações, levam em média 32 dias para serem realizados.

Então, o gestor deve buscar no mercado soluções que auxiliem a lidar com essa situação, como por exemplo o NFe PLACE, um ótimo programa que executa automaticamente tarefas que hoje em dia ficam a cargo de funcionários da empresa, como envio e comunicação aos clientes da NF-e emitida, autenticidade e validação da NF-e dos fornecedores e controle, assim como armazenagem dos arquivos gerados e recebidos.

  1. O senhor trouxe um termo que atualmente também se ouve muito: DANFE. O que é o DANFE? É ele que é o documento fiscal? Caso não, o que é o documento fiscal da NF-e?

Ronaldo Eschiezaro – O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e que tem a função de acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.); ajudar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito. Ele contém algumas características, como uma chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso).

De forma simplificada, a NF-e é um arquivo digital no formato XML que contém as informações da operação, é gerado de acordo com os padrões estabelecidos pelo fisco e está assinado digitalmente.

  1. Quem está obrigado a emitir a NF-e?

Ronaldo Eschiezaro – Optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido: qualquer empresa que tenha atividade de transformação, como indústrias, fábricas, etc., está obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica. Quase a totalidade das demais empresas que vendam para pessoas físicas ou jurídicas são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica.

  1. Quando falamos sobre o SPED, no início da entrevista, o senhor trouxe a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, o que é a NFS-e e quais os principais benefícios trazidos por ela?

Ronaldo Eschiezaro – A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência exclusivamente digital, gerado e armazenado eletronicamente pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. Tem os mesmos benefícios da NF-e, mas com a diferença que, regra geral, as NF-e servem para lastrear as movimentações de mercadorias.

  1. Existem opções gratuitas no mercado para a emissão de NF-e e NFS-e? Quais as principais vantagens e desvantagens em relação àquelas que são pagas?

Ronaldo Eschiezaro – Há soluções gratuitas, porém resolvem uma parte do problema que geralmente é a emissão, e envolvem alguns riscos e podem acabar dificultando os processos da empresa.

Uma das principais diferenças é que as opções pagas geralmente trazem consigo ferramentas que possibilitam um maior controle e organização dos processos relacionados à NF-e e NFS-e, proporcionando um maior grau de assertividade na emissão de documento, melhor organização na guarda dos arquivos gerados, evitando que futuramente a empresa tenha problemas com o fisco.

Além disso, hoje a SEFAZ Nacional publica normas técnicas que trazem consigo a necessidade de alterações sistêmicas constantes. O parceiro de NF-e deve acompanhar e dar soluções rápidas e dentro das normas.

Um ótimo exemplo de investimento nesse aspecto é o NFe PLACE que além de acompanhar a legislação vigente, possibilita a recepção de documentos fiscais como NF-e e NFS-e de forma automatizada, o armazenamento destes documentos fiscais (Arquivos XML`s ), e promove gerenciamento e integração de serviços em uma plataforma que garante à sua empresa um ambiente totalmente seguro, além de disponibilidade absoluta do nosso Data Center a custo baixo.

O NFe PLACE executa automaticamente tarefas que hoje em dia ficam a cargo de funcionários da empresa. Além disso, a solução realiza tarefas que normalmente não são consideradas como verificação da integridade do XML em relação ao SEFAZ, revalidação de NF-e após 24 horas para verificação de cancelamento, organização e gerenciamento dos arquivos armazenados por data, cliente, fornecedor e aviso de recebimento do XML por parte dos clientes.

  1. Quais os principais erros que as empresas cometem relacionados à NF-e?

Ronaldo Eschiezaro – Existem muitos, como por exemplo pensar que a DANFE ou o papel impresso é a Nota Fiscal; o papel impresso é uma versão simplificada da NF-e, chamada de DANFE (Documento Auxiliar de NFe), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota – ele NÃO é uma nota e NÃO possui validade jurídica.

Também acontece de não armazenarem as NF-e, que é uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as notas fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de cinco anos mais o ano corrente. Quem não guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado.

Ainda ocorre que muitos não arquivam os documentos de forma organizada e segura, mesmo existindo programas e serviços especializados em gestão de NF-e no mercado, como o NFe Place.

Muitos dependem do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail, sendo que serviços específicos de Gestão de NF-e representam a melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão.

Não verificar a validade jurídica dos XMLs que recebe e guarda. É importante salientar que somente checando essas informações é que se consegue garantir a veracidade de uma nota.

E, por fim, pensar que a Gestão de NF-e se baseia em guardar notas para simplesmente evitar multas e para a contabilidade fazer seu trabalho – as notas fiscais eletrônicas são extremamente ricas em informação e eles podem ser usados para o bem da sua empresa, guiando decisões gerenciais, dentre outros.

  1. Por fim, quais atitudes que os gestores possam tomar para minimizar ou erradicar esses erros?

Ronaldo Eschiezaro – Minimizar ou até mesmo erradicar os riscos das operações fiscais com baixo custo é um desafio das empresas hoje em dia. Muitas têm se especializado com robôs e soluções que automatizam todo o processo de validação, armazenamento e recepção de NF-e. Esse comportamento melhora não só a produtividade da área fiscal como também ajuda a diminuir os riscos e custos.