Avanço do SPED impõe desafios tecnológicos para as empresas, diz especialista

A universalização do SPED (Serviço Público de Escrituração Digital) traz alto potencial de ônus para as empresas e exige o enfrentamento de desafios tecnológicos para os quais a maioria delas não está preparada.

A avaliação é de Alzemir Camillo, especialista em gestão fiscal e contábil da empresa Painel Fiscal, fornecedora de soluções de controle e processamento digital de documentos fiscais e tributários, e para implantação e controle do SPED.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um dos pilares do projeto SPED, já é utilizada por grande número de empresas. Os dados do Fisco, referentes a maio, indicam 620 mil usuárias e mais de 2,6 bilhões de emissões.

O modelo digital já responde por 98% de todo o volume de notas fiscais emitidas no Brasil.

Segundo Camillo, apesar da grande adesão, a principal dificuldade detectada diz respeito à quantidade de arquivos eletrônicos que a substituição do papel acaba acarretando.

O especialista da Painel Fiscal ressalta que o volume de 2,6 bilhões de NF-e emitidas representa apenas uma parte dos documentos digitais gerados pelo novo sistema.

“Se levarmos em consideração todos os documentos acessórios, como cópias de segurança, comprovantes de envio ao Fisco e mais a cópia eletrônica do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), usado para o transporte da mercadoria, iremos chegar a um volume até cinco vezes maior do que este (algo como 13 bilhões de documentos)”, revela.

Esse volume, acrescenta o especialista, dá uma idéia da estrutura de controle que está sendo exigida das empresas.

Segundo o diretor da Painel Fiscal, as empresas cometem o equívoco de imaginar que estão em conformidade com as exigências do Fisco a partir da simples autorização de emissão da NF-e e de outros trâmites básicos, como o envio do arquivo XML para o comprador e respectiva DANFE.

“O problema está em garantir a adequada custódia desses arquivos pelo prazo de cinco anos (fora o vigente) e sua pronta localização, entre milhões de documentos digitais, em caso de fiscalização ou qualquer querela jurídica”, explica Camillo.

Há casos bem graves, segundo ele, em que as empresas mantêm guarda de tais arquivos em CDs, em um drive qualquer de rede, na caixa de e-mail com milhares de arquivos banais, ou, simplesmente, os excluem, por entender, erroneamente, que não existe obrigação em guardá-los.

“Muitas gerências não possuem um mapeamento claro dos diretórios e dos discos em que tais arquivos se encontram. E são bem poucas as empresas que têm planos de contingência para a área”, diz Camillo.

Com relação aos outros dois pilares do SPED, a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Escrituração Contábil Digital (ECD), a principal dificuldade das empresas é acompanhar e verificar a validade do ciclo de escrituração. Inclui-
se aí, por exemplo, a verificação da autenticidade das notas fiscais, em todo seu conteúdo, antes de contabilizá-las.

“Sem contar com ferramentas adequadas de auditoria antecipada, as empresas poderão arcar com pesadas multas ou até responder criminalmente por fraudes cometidas por terceiros na emissão ou uso das notas”, alerta.

Para as empresas de maior porte, que contam com sistemas de emissão e controle de NF-e integrados ao sistema de ERP, Camillo recomenda a contratação de softwares e serviços específicos para a gestão do ambiente de SPED Fiscal e Contábil.

O executivo sugere, também, o uso de ferramentas de auditoria, capazes de checar a correção e autenticidade de todos os documentos e ações ao longo da cadeia de negócios.

Os sistemas de auditoria e conformidade, explica o diretor da Painel Fiscal, realizam o acompanhamento permanente de prazos e exigências relacionados às declarações e à escrituração legal das empresas, de modo a evitar prejuízos.

Com isto, prossegue ele, estas ferramentas podem não só evitar riscos legais por erro ou perda de prazo, mas também apoiar as empresas em políticas de melhor aproveitamento de isenções e descontos do governo federal ou dos Estados e municípios.

A Paniel Fiscal tem no seu portfólio de ofertas soluções que fazem a integração do ambiente SPED com os legados de negócio e planejamento estratégico.

Entre as opões estão o “Audita-NF-e” e o “Audita Online”. Com estas duas soluções, a Painel Fiscal mira a faixa médias e grandes empresas, desenvolvendo projetos “in house”.

Como alternativa, oferece a modalidade SaaS (software como serviço), de menor custo, acessível também para empresas de pequeno porte. Neste caso, os clientes podem utilizar as diferentes ferramentas de software criadas para a NF-e e para o SPED, pagando apenas uma fração de seu valor absoluto.

Fonte: TI Inside

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