Como lidar com as obrigatoriedades fiscais?

Software como Serviço (SaaS) é a saída para os desafios corporativos com as novas exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)

Por Edileuza Soares, da Computerworld

11 de março de 2011 – 07h30

No que depender do governo federal, o Brasil entrará em 2011 na era fiscal digital. O ano começa com novas exigências para ampliação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), estrada que está sendo construída no País para modernizar a forma de cumprimento das obrigações acessórias, substituindo toda a documentação fiscal em papel pelo formato eletrônico.

Com esse objetivo, foram estabelecidas novas obrigatoriedades. Na área de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entra em vigor a segunda geração desse modelo, que promete maior integração com as outras bases de dados e vai cobrar das empresas uma melhor gestão das informações fiscais.

Além da segunda geração das notas fiscais, o governo inicia a entrega em formato digital das informações de Pis-Cofins, uma nova fase do Sped. O primeiro grupo para atender à exigência, em 2011, abriga as companhias tributadas pelo lucro real. No início de 2012, a regra passa a valer para todos os contribuintes.

Neste especial, a Computerworld elenca os principais desafios que as empresas enfrentarão com os novos requisitos e obrigatoriedades do Sped. E mostra que, passadas as fases de implementação, é necessário elaborar estratégias para tirar vantagem das informações geradas.

Depois de massificar o uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), tendo obrigado praticamente todos os segmentos da economia brasileira a adotarem esse formato em substituição à documentação em papel, o fisco preparou novas regras para 2011. Vem aí a NF-e de Segunda Geração (2G), indispensável ao aprimoramento da gestão dos sistemas fiscais.

“Vamos entrar em 2011 na era fiscal digital com o lançamento da NF-e de Segunda Geração, mais aperfeiçoada e orientada a eventos”, informa o coordenador técnico do Programa Nacional da NF-e, Álvaro Antônio da Silva Bahia. Segundo ele, a fase de correria das empresas em busca de soluções, preocupadas em apenas atender à norma, já passou. Agora, o foco será a melhoria dos sistemas de emissão dos arquivos e gerenciamento dos dados, que devem ser armazenados corretamente pelo prazo exigido pela legislação brasileira, que é de cinco anos e mais o exercício corrente.

O primeiro ciclo da NF-e foi concluído em dezembro do ano passado, quando quase todas as empresas, que operam legalmente no mercado, conseguiram se enquadrar nas novas regras. De acordo com as estimativas de Bahia, que também é coordenador técnico do Encontro Nacional de Coordenadores Tributários Estaduais (Encat), 95% das companhias alcançaram o cronograma de obrigatoriedade em 2010.

Pelas estatísticas do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, havia no início deste mês de fevereiro mais de 480 mil empresas de todos os portes, emitindo a NF-e. O total de notas autorizadas pelas Secretarias Estaduais de Fazenda (Sefaz) ultrapassa 2 bilhões.

Histórico

A NF-e começou a ser exigida ao primeiro grupo de contribuintes de pessoa jurídica em 01/04/2008. Entre os segmentos da economia mapeados pelo fisco federal para aderir ao formato eletrônico, restaram para 2011 apenas os órgãos públicos, as empresas de telecom, as gráficas e as editoras de jornais, revistas e livros. Essas empresas deveriam ter substituído as notas fiscais em papel pelo modelo digital em 2010, mas tiveram as datas prorrogadas para este ano.
Diferente do que acontece no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a emissão da NF-e é exigida por empresas grandes e pequenas, independentemente do seu faturamento. A regra é válida para a cadeia inteira dos segmentos de mercado. Por envolver todos os contribuintes, a exigência mudou a rotina das companhias, principalmente as menores, que não usam sistemas de gestão empresarial (ERP), nem mesmo contam com departamentos de TI para orientá-las nos projetos.

“Percebemos que na fase inicial, as empresas estiveram mais preocupadas em preparar seus sistemas para atender à obrigatoriedade e não colheram os benefícios da NF-e”, avalia Bahia. A 2G, que começa neste ano exige que as companhias fiquem mais atentas ao uso de suas ferramentas de gestão fiscal.

Nova faseA segunda fase terá início em abril próximo, quando todas as organizações precisam migrar para a versão 2.0 do software emissor de NF-e, que envia os arquivos para validação pela Secretaria de Fazenda Estadual (Sefaz). Até o dia 01/04, todos devem estar com o programa instalado para gerar os documentos em novo formulário.

 

A versão antiga (1.10) sairá do ar em 31/03. Os contribuintes que usam aplicativos próprios ou soluções de mercado devem se antecipar e não deixar a mudança para a última hora. O coordenador técnico do programa nacional da NF-e avisa que não haverá mais prorrogação da data, que inicialmente era 01/10/10 e foi transferida para este ano.

A NF-e 2.0 traz novo layout para facilitar o preenchimento dos dados e aumenta a qualidade das informações. Houve a inclusão de arquivos XML e de novas regras para disciplinar o ambiente de autorização da Sefaz e validação. As novas funcionalidades prometem reduzir o tempo de resposta do fisco. Os que utilizam o programa emissor gratuito do fisco já podem usar a versão atualizada, que está no ar há dois meses.

O software grátis do governo é mais voltado para as pequenas e médias empresas, que não têm condições de contratar uma solução de mercado. O aplicativo é indicado para emissão de pequenos volumes, com capacidade para gerar entre 400 a 500 NF-e por dia. A solução não oferece serviço de armazenamento dos arquivos, deixando essa responsabilidade para o contribuinte.

Cronograma para 2011

A NF-e de 2G contempla também outras novidades previstas para o segundo semestre de 2011. Essa nova fase adotará um modelo de informações estruturado, que permitirá o acompanhamento de todo o ciclo de vida do documento fiscal.

O ponto de partida para a implementação dessa infraestrutura é a incorporação da Carta de Correção Eletrônica (CCE), com testes previstos para junho e a entrada em operação no mês de julho. Além de permitir que as empresas corrijam erros da NF-e com mais facilidade e rapidez, Bahia afirma que a CCE passará a ser anexada aos documentos fiscais.

Essa base de informações será útil, principalmente, em casos de mercadorias roubadas, que terão suas NF-e com CCE e anexado o boletim de ocorrência registrado na delegacia de polícia. O controle impedirá que as empresas comprem produtos irregulares. A CEE vai se integrar com Conhecimento de Transporte (CT-e), que deverá se tornar obrigatório neste ano para documentar a prestação de serviço de transporte de cargas realizadas no Brasil pelos meios rodoviário, aéreo, ferroviário e outros.

Faz parte do projeto da NF-e de 2G o lançamento, no segundo semestre, do Cadastro Nacional de Emissores, com informações de todas as companhias que estão gerando o documento eletrônico, bem como a data em que foram enquadradas na obrigatoriedade. Essa base de dados ficará disponível para consulta.
Na agenda de 2011, estão ajustes na Sefaz Virtual de Contingência, para oferecer 100% de disponibilidade, quando o contribuinte for transferido para esse ambiente. Geralmente, a empresa é direcionada para esse serviço, quando não consegue emitir da NF-e pelo sistema convencional da Sefaz e precisa do documento fiscal com urgência para não impedir o seu processo de negócios.

Para 2012, a NF-e de 2G permitirá o cancelamento mais rápido das notas. Hoje, o prazo é de sete dias. O novo formato vai encurtar esse tempo para 24 horas. Somente poderão ser anuladas NF-e autorizadas pelo Fisco e que as mercadorias ainda não saíram.

Dificuldade das empresas

A nova estrutura para a NF-e de 2G, com maior integração entre as bases de dados, aumenta os desafios das empresas que precisam ficar mais atentas ao gerenciamento e à qualidade das informações transmitidas ao Fisco.

Marco Zanini, presidente da NFe do Brasil, que provê soluções fiscais pelo modelo de software como serviço (SaaS), constata que a inteligência fiscal está madura no País e chama a atenção das companhias para os erros de informação, que podem gerar multas. Ele acredita que passada a primeira fase de obrigatoriedade, o Fisco vai intensificar as fiscalizações.

O executivo observa que muitas pequenas e médias desconhecem a legislação e acham que basta mandar os arquivos para o Fisco para estar em conformidade com as regras da NF-e. Elas não se preocuparam com o armazenamento dos dados, que precisam ser guardados por seis anos. Zanini diz que inúmeras ficaram vulneráveis a riscos fiscais e podem ser penalizadas com multas.

Outras organizações até têm os dados armazenados, mas sem nenhum controle. “Os arquivos estão guardados em várias máquinas. Alguns vão ter dificuldade para buscar as informações das NF-e, emitidas em caso de uma fiscalização”, diz o diretor geral da Invoiceware, Alberto Freitas, outra companhia especializada em soluções fiscais por SaaS.

Freitas constatou situações mais críticas em que funcionários carregam os arquivos das NF-e em pendrives no bolso. Com a entrada na 2G, o executivo acredita que as organizações ficarão mais atentas.

Para o diretor da Central de Custódia de Documentos Eletrônicos (CCDE), Flávio Richieri, mesmo grandes corporações ainda têm dúvidas sobre as normas da NF-e. O executivo cita que algumas acham que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) substitui a NF-e e deixam de cobrar os arquivos eletrônicos para fazer a conferência antecipada e o armazenamento.

Desafios para entrar na nova era fiscal

As companhias precisam fazer várias mudanças internamente para avançar para a NF-e de 2G, com adaptações não apenas da área TI, mas em outros departamentos, como fiscal, comercial, cobrança e logística. Veja a seguir os desafios que terão de ser vencidos em 2011. O coordenador do programa nacional da NF-e, Álvaro Antônio da Silva Bahia, considera que as exigências trazem oportunidades para os negócios.

Fiscal: As informações prestadas pela NF-e, declarações complementares e Escrita Fiscal Digital devem ser precisas e consistentes. O fisco tem mecanismos para cruzar eletronicamente todas as operações de entradas e vendas da empresa. É possível validar todas as transações e o efetivo cumprimento das obrigações previstas na extensa legislação nacional, além de cada unidade federada. O técnico considera que a automação da recepção e a escrituração das NF-e recebidas são ainda mais benéficas para a redução de custos e melhora da qualidade das informações prestadas ao fisco.

Comercial: É fundamental o perfeito saneamento do cadastro de clientes e fornecedores.  Aquisições de mercadorias sem a validação da autenticidade do arquivo XML NF-e, via webservice ou pelo programa visualizador/validador gratuito do governo, pode causar sérios problemas, uma vez que a empresa pode receber produtos acompanhados de NF-e falsas. Atenção especial também deve ser dada às NF-e de fornecedores, emitidas em contingência sem o posterior envio do arquivo XML para o fisco no prazo de até 30 dias, após a data de processamento do documento. Depois desse prazo, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mesmo emitido em Formulário de Segurança, torna-se inválido se estiver associado a uma NF-e constante na base de dados do fisco, conforme previsto na legislação.

Logística:A inclusão dos campos “número do pedido” e “número do item do pedido” na versão 2.0 do arquivo XML da NF-e permitirá às empresas muitos ganhos nos seus processos de recebimento de mercadorias e logística, segundo Bahia. As companhias devem procurar, o quanto antes, seus fornecedores e clientes para discutir o alinhamento do processo já existente ou iniciar a discussão de um modelo de integração B2B.

Cobrança: Os usuários da NF-e têm à disposição um webservice para validação online da situação cadastral dos seus clientes na Sefaz (habilitação da Inscrição Estadual). O serviço que funciona interligado ao uso do número da duplicata no arquivo XML da NF-e permitirá uma melhor integração da área de cobrança da empresas com instituições financeiras, abrindo novas oportunidades de relacionamentos e negócios.

Mash processa NF-e por meio do SaaS

Uma alternativa que tem sido buscada pelas pequenas e médias empresas (PMES) para processar a NF-e é a de software como serviço (SaaS). Esse foi o caminho trilhado pela Mash, uma das marcas mais conhecidas de moda masculina para ficar em dia com o fisco.

Apesar de ter um departamento de TI, a confecção tomou a decisão de buscar um provedor no mercado para cuidar da NF-e, e então não se preocupar com o armazenamento dos dados. O gerente de tecnologia da Mash, José de Moraes Carvalho Neto, explica que a empresa fez uma análise de custos e constatou que não justificaria investir em servidor para rodar essa aplicação dentro de casa.

“Teríamos de montar uma estrutura para manter essa aplicação estável. Era preciso também fazer backup dos arquivos que necessitam ser guardados de acordo com a legislação brasileira. Não é meu core business”, diz o executivo. Hoje, a Mash faz cópias de no máximo duas semanas de seus bancos de dados e a NF-e iria exigir armazenamento por muitos anos.

Diante desse cenário, a Mash foi buscar no mercado um parceiro de SaaS, mas queria um provedor que desse a opção de a empresa manter sua certificação digital hospedada em casa. “Não é seguro deixar a certificação digital nas mãos de terceiros. É como entregar uma carta em branco assinada”, considera Carvalho Neto, que contratou a Invoiceware para emitir a NF-e já na versão 2.0, que terá de ser adotada por todas as companhias a partir de 01/04.
A Mash começou o projeto em 01/10, quando as organizações do seu segmento entraram na obrigatoriedade. Até então, a empresa emitia as notas em papel. Hoje, ela processa cerca de 3,5 mil NF-e por mês, referentes à venda de seus produtos para clientes atacadistas, grandes magazines e franquias da marca.
Com a mudança, Carvalho Neto avalia que a Mash teve um ganho de produtividade de 40%. Além disso, o executivo diz que a confecção não precisará mais de espaço físico para guardar os documentos em papel e também contratar mais faturista. No processo antigo, seriam necessárias mais duas pessoas para emitir as notas. Hoje, uma funcionária consegue gerenciar o trabalho.

Calendário do Sped e NF-e para 2011

01/03: Empresas de telefonia, TV a cabo e provedores de internet terão de emitir a NF-e;

01/04: Todos que emitem a NF-e precisam migrar para a versão 2.0; Exigência da NF-e nas vendas para órgãos públicos e nas operações internas praticadas pelos Estados do AC, AL, BA, CE, ES, GO, MS, MG, PB, PE, PI, RN, RO, SC, SE, TO e DF.

01/07: As demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; Exigência da NF-e para empresas que atuam na área de edição de jornais, revistas e livros;Carta de Correção Eletrônica.

Novidades para o segundo semestre

• Nota Fiscal de 2a geração
• Cadastro Nacional Emissor
• Obrigatoriedade do Conhecimento de Transporte
• Entrada em operação da Sefaz Virtual de Contingência

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