NF-e: como será para as fábricas de confecção

A emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) para empresas de vestuário será obrigatória a partir do dia 1º de julho. Fábricas de confecção de todos os portes já estão atentas à adoção de soluções capazes de automatizar a geração de documentos em conformidade com o fisco. Essa medida visa reduzir a burocracia na conferência dos dados fiscais pela Receita Federal e deve facilitar a vida de todos os contribuintes, tanto vendedores como compradores.

O processo de emissão de notas eletrônicas ajuda a reduzir custos com impressão e envio de documentos fiscais, além de facilitar a gestão pelo fisco de informações sobre as operações comerciais, com dados mais completos que ampliam a confiabilidade da nota e dificultam a sonegação de impostos. Para ter acesso a esses e outros benefícios e evitar multas da Receita Federal, é muito importante que confecções implantem as tecnologias corretas para a geração eletrônica desses documentos.

Atualmente há aplicativos ERP e outros softwares de gestão capazes de combinar recursos voltados ao gerenciamento operacional da fábrica com a geração de notas fiscais eletrônicas nas vendas para o varejo. No caso da vertical de moda e vestuário, contudo, o extenso volume de documentos emitidos por alguns fabricantes – chegando a 40 mil notas por mês – demanda que esses aplicativos contenham recursos para agilizar a emissão eletrônica da nota.

Nesse sentido, uma importante vantagem é a geração da NF-e de forma integrada ao ERP, em ambiente online e em sintonia direta com os servidores da Receita Federal. Trata-se de um modelo diferente do convencional, em que o software de gestão é complementado por outro programa da Receita Federal, que funciona como exportador de dados para os servidores do órgão. Esse processo, no entanto, é mais lento do que o modelo de emissão integrada, e traz algumas dificuldades para suprir a demanda das grandes confecções por uma obtenção mais rápida da nota fiscal.

A emissão da NF-e dentro do ERP conta ainda com outro quesito fundamental para confecções e outros segmentos: a disponibilidade permanente da rede para o usuário. Em uma fábrica que emite centenas de notas fiscais todos os dias, a queda da conexão aos servidores da Receita Federal traria prejuízos de grandes proporções nas operações de venda, uma vez que a emissão eletrônica será obrigatória.

A segurança é outro cuidado a ser tomado. Solicitações online à Receita Federal, como no caso da NF-e, exigem a inserção de uma chave de acesso. Para garantir a proteção da assinatura digital de confecções e outras empresas, é importante que o ERP seja instalado em um ambiente estruturado segundo um modelo conhecido como “server side”. Baseado em apenas um ponto de acesso à internet compartilhado em um mesmo ambiente corporativo, esse recurso permite o uso de uma única chave de segurança instalada no servidor interno, com acesso restrito a usuários autorizados.

Diferente do modelo tradicional, em que cada estação de trabalho conta com uma senha específica, o “server side” impede o uso da chave de segurança compartilhada para assinar digitalmente documentos em nome da empresa sem prévia autorização, evitando fraudes. Para gerar a NF-e dentro desse modelo de proteção da assinatura digital, deve-se permitir a inserção automática da chave. Assim, nenhuma restrição interna irá impedir o atendimento às normas do fisco, sem prejuízos à segurança dos dados.

Finalmente, um fator decisivo para a plena adaptação do setor confeccionista à NF-e é a facilidade de uso do aplicativo. Seja para moda e vestuário ou outras verticais, ERPs com emissão eletrônica integrada da nota fiscal precisam ter recursos adequados a um perfil de usuário ainda pouco habituado com tecnologias de gestão – antes consideradas pouco acessíveis a pequenas e médias empresas, responsáveis por mais de 80% do mercado brasileiro de confecção. É importante também que o software elimine etapas do processo de geração da NF-e, tornando mais simples a sua operação.

Não são poucos os detalhes a serem considerados por fábricas de confecção antes de reunir os recursos técnicos necessários para emitir a nota fiscal eletrônica. Contudo, ao prestarmos atenção a pelo menos alguns dos cuidados apontados, é possível simplificar esse processo, evitando que a adaptação às novas normas do fisco seja mais demorada e dispendiosa do que o necessário.

*Por Rodrigo Motono (Diretor Comercial da Millennium Network)

Fonte: Decision Report

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