Nota fiscal eletrônica torna processo mais rápido

A forma de emissão de notas fiscais dos modelos 1 ou 1A mudou para acompanhar a evolução da tecnologia. Todas as empresas que operam com volumes consideráveis de mercadorias, como indústrias e distribuidoras ou atacadistas, estão obrigadas a adotar a nota fiscal eletrônica (NF-e). Apesar de ter entrado em vigor no ano passado, a NF-e ainda traz muitas dúvidas.

Para o emissor não muda muita coisa, mas em lugar do documento de papel a ser enviado à Receita Estadual, a empresa preenche um documento digital, que entra instantaneamente no sistema, agilizando o processo fiscal com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente.

Nas operações de emissão de nota das empresas não há grandes mudanças de rotina. A empresa emissora gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial. Este documento é assinado digitalmente, procedimento que garante a integridade dos dados e a autoria do emissor.

O arquivo é a nota fiscal eletrônica. Assim que estiver preenchido é transmitido pela Internet para a a Secretaria da Fazenda local. O órgão faz uma pré-validação do arquivo e emite um protocolo de recebimento da nota fiscal eletrônica, a autorização de uso, comprovante exigido para a circulação das mercadorias.

Segundo informações do portal da NF-e do Ministério da Fazenda, o emitente pode acompanhar o trânsito da mercadoria numa representação gráfica simplificada da nota fiscal eletrônica, intitulada Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

Este documento pode ser impresso, em papel comum, entretanto não tem validade como nota fiscal, trata-se apenas de um controle. Neste documento sai impressa a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras bidimensional que facilita a captura e a confirmação de informações da nota pelas unidades fiscais.

Além da facilidade de emissão e consulta, outro benefício esperado com a mudança da rotina de emissão de notas é reduzir o índice de erros no preenchimento dos documentos, problema muito comum nas notas de papel.

A nota correta facilita a fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). “A nota eletrônica não permite deslizes porque só é possível validá-la com todas as informações corretas”, explica o contador Deambre José Bombarda.

Outra vantagem é que a nota eletrônica ajuda a reduzir a chance do emissor ser vítima de possíveis golpistas, uma vez que o sistema online da Receita não aceita notas cujos clientes estejam com CNPJ fraudados, e quando a nota não é emitida, o negócio não é fechado.

Da mesma forma, o contribuinte destinatário poderá escriturar os dados das notas com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), ainda que estes dados só possam ser validados se houver uma NF-e correspondente nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo. A comprovação é dada por meio do documento de autorização de uso da NF-e.

Ao fazer a opção pelas notas eletrônicas a empresa passa a ter uma identificação no sistema da Receita Estadual e uma certificação que permite o uso da plataforma de emissão de notas eletrônicas..

Em todas as empresas com inscrição estadual, um contador faz parte da equipe. Este profissional vai implantar a certificação e treinar a equipe para que não haja trabalho em dobro. As notas, uma vez enviadas à Receita Estadual, não podem mais ser corrigidas. “O contador terá de emitir um novo documento para estornar aquela venda e recomeçar o processo”, como informa o diretor da Acim Contábil, José Santana.

Quem Recebe
…ganha agilidade pela eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias e no planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da nota eletrônica; ganha eficiência na redução de erros de escrituração e no incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B).

Fonte: Juliana Fontanella / O Diário Maringá

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