Qualidade de dados é foco da próxima fase do Sped Fiscal

Especialista dá dicas de como implementar um projeto que atenda às exigências da nova etapa do sistema

No dia 30 de setembro foi encerrado o prazo para as empresas enviarem à Receita Federal os arquivos de escrituração fiscal digital (EFD).

O processo  faz parte do novo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e os arquivos possuem informações fiscais das companhias e registros das apurações de impostos das operações realizadas. O Sped trará uma série de vantagens para o mercado, como: maior economia de papel e de espaço de armazenamento das informações, diminuição de fraudes, redução de custos administrativos e maior transparência na documentação contábil e fiscal.

Passada a primeira fase da implementação dos sistemas e do envio das informações, agora as companhias precisam concentrar esforços na certificação da qualidade dos dados encaminhados à Receita. Para que um projeto de qualidade de dados atenda às exigências da nova etapa do sistema, seguem cinco dicas:

A partir do diagnóstico da qualidade da base de cadastros de clientes, deve-se formular a estratégia de gestão da qualidade de dados adequada às necessidades de cada empresa, definindo racionalmente as freqüências, abrangências e riscos toleráveis. Estas definições têm que refletir os riscos gerados pela má qualidade de dados, bem como os esforços que cada empresa acha adequados à sua manutenção. Basicamente, uma relação custo-benefício, cujos benefícios foram agora trazidos à superfície pelo Sped;

Criar processos recorrentes de qualificação e atualização de dados. Isto é um duplo desafio, pois garantir informações corretas a cada transação pode impactar o desempenho operacional, especialmente em momentos de pico de demanda;

Estabelecer como rotina a realização constante de diagnósticos da base de dados, identificando cadastros inconsistentes. Para os cadastros de clientes atuais: manter uma rotina de atualização dos seus cadastros, mantendo a qualidade das informações essenciais para o faturamento das futuras transações e, assim, garantindo a eficiência operacional. Para os novos clientes: pré-qualificar as bases de prospects potenciais, tornando a primeira venda mais fácil e ágil; qualificar preventivamente, “overnight”, evitando os períodos de pico. Todos esses procedimentos visam endereçar problemas como a eliminação de duplicidades, correção e atualização dos cadastros de clientes: 

A solução adotada para a garantia da qualidade dos dados essenciais ao faturamento deve ser capaz de se adaptar às regras de negócio, que definem a periodicidade de atualização, e de enviar alertas de  cadastros inconsistentes, mantendo o atendimento ao Sped. Mais ou menos simples, essas alternativas, ou outras que minimizem os riscos de perda de eficiência operacional, significarão resultados;

Finalmente, como em qualquer processo crítico de negócio, deve-se acompanhar constantemente a evolução da qualidade destes dados críticos para que se garanta que, na “hora da verdade”, a transação e seu faturamento sejam realizados.

* Dalvani Rufino Weber de Lima é especialista em Governança de Qualidade de Dados e diretor da GoDigital 
 

Fonte: Dalvani Rufino Weber de Lima – Financial Web

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