A Nota Fiscal Eletrônica em São Paulo

A Nota Fiscal Eletrônica, o SPED Contábil e Fiscal, o Conhecimento de Transporte Eletrônico, entre outros, são temas em voga, que estão causando grandes preocupações para os empresários.

Especificamente com relação à Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, deve-se dizer que se trata de um arquivo digital, que passará a substituir a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A, devendo ser preenchida pela empresa e encaminhada para a Fazenda Estadual, através de programas específicos para esse fim.

No entanto, é importante fazer alguns esclarecimentos acerca do procedimento a ser adotado pela empresa contribuinte, para que ela não seja surpreendida com exigências das quais deveria ter previa ciência.
Antes de existir a circulação da mercadoria, portanto antes da ocorrência do fato gerador do ICMS, a empresa vendedora deve emitir a NF-e, através do programa que tiver adquirido e já enviar referida nota para a Fazenda do Estado.

Neste primeiro contato, a Fazenda Estadual irá analisar alguns pontos formais em relação à NF-e emitida, verificando-se, então, uma validação prévia a respeito do documento. Os pontos que são analisados nesta etapa são: se a assinatura digital é válida; se o layout do arquivo digital está correto; se a numeração está correta; se o emitente está autorizado.

O primeiro ponto diz respeito à assinatura digital. Para emitir uma NF-e, a empresa contribuinte precisa ter uma certificação digital de órgão autorizado, que permita exarar uma assinatura digital no documento a ser emitido. Sem essa assinatura digital a NF-e é inválida, não sendo aceita pela Fazenda Estadual.
O layout da NF-e também deve estar de acordo com os ditames da Fazenda do Estado, devendo seguir os padrões da Nota Fiscal Modelo 1 e Modelo 1-A. Se este layout não for seguido, o documento emitido também não será aceito pelo órgão fiscal.

Outra formalidade verificada previamente é com relação à numeração da NF-e. Assim como as Notas Fiscais impressas, a NF-e deve ter uma numeração oficial, a fim de que se verifique sua legitimidade.
Por fim, a Fazenda Estadual confere a situação cadastral do contribuinte emitente da NF-e. Se a empresa possuir qualquer problema em seus cadastros, não será admitida a NF-e emitida.

Importante frisar que nesta análise prévia a Fazenda Estadual não verificará qualquer ponto referente à operação em si, tal como o CFOP correspondente, a alíquota de ICMS aplicável, etc.

Desta forma, a responsabilidade acerca da operação de circulação da mercadoria continua sendo do contribuinte, que estará sujeito à homologação dos seus atos pelo fisco de acordo com a legislação vigente.

Após a análise dos aspectos formais citados, a Fazenda Estadual autoriza, rejeita ou denega o uso da NF-e. A rejeição ocorre quando a NF-e não está perfeita do ponto de vista formal, enquanto que a denegação ocorre quando a empresa possui problemas de cadastro, mas a NF-e em si está perfeita.

Com a autorização de uso, a Secretaria da Fazenda do Estado retransmite a NF-e para a Receita Federal e esta, se for o caso, envia o arquivo digital para a Secretaria da Fazenda do Estado de destino da mercadoria. Percebe-se, assim, que até este ponto não houve ainda a circulação da mercadoria.

Após a realização de todos esses trâmites administrativos prévios, a mercadoria pode circular. Para tanto, o vendedor já deve ter enviado o arquivo eletrônico da NF-e para o comprador, da forma que melhor entender, sendo que para que haja o transporte da mercadoria deve ser impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – Danfe.

O Danfe tem por única função acompanhar o trânsito da mercadoria. No entanto, referido documento impresso não possui qualquer valor jurídico. Ao receber a mercadoria, o comprador deve acessar o site da Secretaria da Fazenda Estadual para verificar a validade da NF-e, sendo que se esta não for válida, poderá recusar o recebimento dos bens.
Uma vez verificada a validade da NF-e, o canhoto do Danfe deve ser assinado, demonstrando a entrega e recebimento da mercadoria. Com relação à obrigatoriedade da emissão da NF-e, o fisco estadual determinou sua implantação para as empresas em oito fases.

A última das quatro primeiras fases terminou em setembro de 2009, sendo que as próximas quatro fases ocorrerão em abril, julho, outubro e dezembro de 2010. Assim, até o final do próximo ano, todas as empresas que se encontrarem na situação de emitir NF-e já deverão ter implantado o sistema para tanto.

As quatro primeiras fases que se encerraram no mês de setembro de 2009, criaram a obrigação de emissão de NF-e para empresas de acordo com o ramo de atividade. Trata-se de um critério de fato que leva em consideração tão
somente as mercadorias produzidas pelas empresas.

Já as últimas fases que serão implantadas em 2010, levarão em conta o CNAE da empresa. Com relação a esses pontos, algumas ponderações são necessárias:
– Se pelo CNAE uma empresa tivesse que passar a emitir NF-e somente em dezembro de 2010, por exemplo, mas estivesse em um dos ramos de atuação previsto para as quatro primeiras fases, esta empresa já deverá se cadastrar e passar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica desde logo.

– Se somente parte da produção da empresa, mesmo que minoritária, estiver obrigada a emitir NF-e, todas as operações desta empresa deverão ser documentadas através do arquivo digital, não mais sendo aceitas as Notas Fiscais Modelos 1 e 1-A impressas.
– A partir de 2010, mesmo que somente uma das filiais de uma pessoa jurídica seja obrigada a emitir NF-e por causa do CNAE, todas as outras filiais e a matriz deverão passar a emitir o documento eletrônico, ainda que o CNAE das demais não conste da obrigatoriedade.

Em suma, a NF-e realmente trará algumas inovações para os contribuintes que deverão ficar atentos às suas peculiaridades, a fim de que não sejam autuados por desconhecimento dos procedimentos que serão exigidos pela Secretaria da Fazenda do Estado.

Existem vários outros pontos importantes acerca do tema, que deverão ser verificados pelas empresas com a ajuda de profissionais especializados, para que se enquadrem nas modificações que estão sendo implantadas paulatinamente pelo fisco estadual.

O tema realmente é bastante tormentoso e requer uma análise minuciosa para o completo enquadramento da empresa.

Fonte: Monitor Mercantil – Márcio Alexandre Ioti Henrique – Especialista em Direito Tributário

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