Entenda a Nota Fiscal Eletrônica e SPED

Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é o nome do novo fisco do governo, que tem criado dúvidas nos contribuintes, assustados pela tecnologia que acompanha a nova fiscalização e acomodados com o sistema antigo. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), juntamente com o SPED Fiscal e o SPED Contábil, é uma das três facetas do Sistema Público de Escrituração Digital e deverá ser instaurada até setembro deste ano. A nova Nota engloba vários setores da indústria e do comércio, sendo assim, os empresários devem ficar atentos.

Para começar, é importante definir o que é a Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e é um arquivo digital que visa documentar a circulação de produtos entre os dois extremos da negociação, comprador e vendedor. Ela deverá ser autenticada pelo emitente com uma assinatura digital, que, por sua vez, será certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o CNPJ do emissor ou da matriz.

A NF-e vem para substituir as notas fiscais dos modelos 1 e 1A, utilizadas para registrar transações comerciais entre pessoas jurídicas e será aplicada a todas operações previstas na legislação: entradas e saídas, tanto estaduais quanto interestaduais; importação ou exportação; e simples remessa. Mas tome cuidado, a nova Nota não substituirá outros modelos de documentos fiscais, como a Nota Fiscal a Consumidor e o Cupom Fiscal.

O processo pode parecer complicado, mas, na verdade, é simples. A empresa que envia o produto emite uma nota com todas as informações fiscais da operação que se iniciará. Pela internet, este arquivo será enviado a Secretaria de Fazenda pertinente à região deste contribuinte, que checará as informações do arquivo e fará uma pré-validação, devolvendo uma Autorização de Uso para a empresa emissora, que poderá liberar a mercadoria. Depois de receber a NF-e, a Secretaria de Fazenda coloca o arquivo à disposição do destinatário e de outros interessados que possuam a chave de acesso do documento. Posteriormente, a nota será transmitida para a Receita Federal. No caso de operações que cubram dois ou mais Estados, o arquivo também será enviado para a Secretaria de Fazenda Estadual referente ao Estado do destinatário.

A Nota Fiscal Eletrônica passou a ser obrigatória para alguns setores a partir de abril do ano passado. Fabricantes de cigarros foram um dos primeiros a aderirem à novidade. No final de 2008, foi a vez de fabricantes de automóveis, bebidas alcoólicas e refrigerantes, que, entre outros, adaptarem-se à exigência. Por fim, agora em setembro, vários setores da indústria serão obrigados a adotar a NF-e, entre eles, produtores de cosméticos, de papel e importadores de equipamentos de informática.

Recomendo para empresários que desconhecem a situação da sua área de atuação frente ao Fisco, que acessem o site da Receita Federal e verifiquem se estão inclusos em um dos setores obrigados a adotar a Nota.

Alguns empresários desavisados, por simples desconhecimento, podem perder o prazo e correm o risco de emitir produtos sem nota. Lembre-se que emitir qualquer outro modelo de Nota Fiscal, que não a exigida, equivale a não emitir nota nenhuma, o que, dependendo do Estado, pode gerar multa. Em São Paulo, a interceptação da circulação de mercadoria feita de forma irregular implica em multa de 50% do valor da operação e, em alguns casos, a apreensão do produto enquanto a transação é regularizada.

Aqueles que não são obrigados também podem aderir à NF-e espontaneamente, como empresa voluntária. Esse cuidado, mesmo que possa gerar alguns inconvenientes, traz muitos benefícios ao empresário. O principal deles é a redução de custos, tanto com a impressão quanto com a compra e a armazenagem do papel, além da adaptação sem pressa a uma obrigatoriedade que, mais cedo ou mais tarde, vai atingir todos os âmbitos da sociedade.

A adaptação para a nova Nota leva tempo, além disso, o empresário deve escolher o programa que usará. Nessa hora, conversar com o seu contador sobre como deverá ocorrer a adaptação é a melhor solução. Por isso, prepare-se com antecedência e não deixe para a última hora uma pendência que pode gerar problemas sérios aos cofres da sua empresa.
Dora Ramos atua no mercado contábil-administrativo há mais de vinte anos. É fundadora e diretora responsável pela FHAROS Assessoria Empresarial. Para mais informações, acesse www.fharos.com.br .

Fonte: Redenoticia

Por Dora Ramos

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